Agent aux Achats at Laboratoire Nationale de Sante Publique

Description du poste:

Sous la supervision de l’Administrateur du Laboratoire National de Sante Publique, LNSP, l’agent aux achats est responsable de traitement des transactions d’achat d’équipements, de matériels, de fournitures, de biens et de services dédiés aux opérations et aux sections techniques du LNSP. En collaboration avec l’administration et les sections techniques du LNSP, l’agent aux achats devra établir et maintenir un processus d’achat selon les normes et règlements régissant la matière.
Responsabilités
A. Normes et procédures
• En collaboration avec l’Administrateur du LNSP, établir et implémenter les procédures d’achat pour équipement, matériels, fournitures et services dédiés aux opérations et aux sections techniques du LNSP
• Veiller au respect des procédures par tous les intervenants internes et externes du LNSP
• Assurer la formation des cadres du LNSP en matière de procédures administratives régissant l’acquisition de biens et services
• Agir conformément aux règles, règlements, lois, normes et pratiques en vigueur au niveau national et international

B. Système de gestion
• Etablir une base de données pour la gestion des achats selon les départements : opération, technique, laboratoire
• Enregistrer les requêtes et tous les documents relatifs aux acquisitions de biens et services dans le système
• Préparer et tenir les registres d’achat, rapports et listes de prix des fournisseurs locaux et internationaux sur une période déterminée
• Produire les rapports réguliers pour soumission à l’administration et à la comptabilité
• Faire le suivi avec la comptabilité pour le paiement des factures

C. Processus d’achat et de gestion des acquisitions
• Travailler avec les intervenants internes et externes du LNSP en vue d’évaluer les besoins du LNSP en matière d’achat
• Aider à déterminer et préciser les spécifications des équipements, matériels, services et fournitures nécessaire aux opérations et aux activités techniques du LNSP

D. Soumissions de proformas et appels d’offres
• Traiter les réquisitions de matériels et les demandes d’achat en provenance de l’administration et des sections techniques du LNSP (laboratoire, section ingénierie)
• Préparer les documents d’appels d’offre a soumission pour le LNSP
• Inviter les fournisseurs à soumissionner
• Evaluer les offres, soumissions, devis, propositions
• Préparer les documents d’appels d’offre pour le tri et la sélection des fournisseurs
• Rédiger les rapports de sélection de fournisseurs

E. Gestion des contrats et relation avec les fournisseurs
• Etablir et négocier les modalités des contrats et maintenir les relations avec les fournisseurs
• Déterminer les exigences pour ce qui est de la qualité et de la livraison des produits et services
• Administrer le rendement des contrats, notamment la livraison, la réception, les garanties, les dommages et assurances
• Etablir les calendriers de livraison
• Ajuster ou résoudre les divergences de valeur

Qualifications requises:

Capacités requises
• Diplôme d’une université reconnue en administration, gestion de la chaine d’approvisionnement, gestion des opérations, logistique
• Deux ans d’expérience dans un poste similaire
• Connaissance ou expérience de travail reliée à la chaine d’approvisionnement de laboratoire est un atout
• Bonne connaissance du service à la clientèle, de la technologie appropriée à la gestion des achats et des règlements et normes en vigueur
• Bonne capacité de rédiger des appels d’offre et des contrats d’approvisionnement
• Niveau avancé en Français et Anglais
Exigences du poste
• Etre autonome et capable de prendre des décisions
• Avoir une intégrité professionnelle poussée
• Etre attentif au détail
• Etre capable d’évoluer dans un milieu de travail collaboratif
• Etre capable de gérer plusieurs dossiers simultanément, d’établir les priorités, et de répondre aux urgences
• Bonne capacité de raisonnement et de jugement inductif et déductif
• Adhérer à un code d’éthique exemplaire