Assistant(e) Administratif(ve)

Entreprise: Management Sciences for Health

Type de contrat de travail:
Intérim/Contrat/Mission

Secteur d'activité:
Organisations Internationales

Localisation: Port-au-Prince, Haiti

Date d'embauche: 11 septembre 2020

Publiée le: Aug 11, 2020

Postuler!

Assistant(e) Administratif(ve) at Management Sciences for Health

Description du poste:

Description
L’Assistant (e) Administratif(ve) est basé(e) à Port au Prince. Ceci est un poste à court terme de six (6) mois. Sous la supervision directe de la Directrice de Projet, l’Assistant(e) Administratif(ve) donne l’appui au « Projet de Support USAID/OFDA à la Réponse au COVID-19 en Haïti » dans les domaines suivants :

L’organisation et la coordination des réunions virtuelles et présentielles internes et externes;
L’accueil des visiteurs et la gestion des appels téléphoniques ;
La gestion et la rédaction des courriers et des communications officielles de du projet ;
La gestion du matériel du bureau ;
Le maintien des procédures et règlements de MSH en conformité avec ceux du Bailleur USAID/OFDA
TACHES SPECIFIQUES

Assurer l’accueil des visiteurs au bureau
Assurer le secrétariat du Projet «Support USAID/OFDA à la Réponse au COVID-19 en Haïti » :
Répondre aux courriers électroniques et appels téléphoniques et assurer le dispatch des appels internes et en provenance de l’extérieur.
Assurer la diffusion/dissémination adéquate et en temps opportun des informations et des documents internes et externes aux partenaires concernés. Préparer les expéditions de correspondances, colis et/ou documents à la demande des collègues, s’assurer de la réception et relater tout problème y afférant.
Maintenir à jour la liste des numéros et extensions téléphoniques du projet ainsi que le répertoire des coordonnées téléphoniques du personnel
Maintenir à jour le calendrier des jours fériés haïtiens et américains

Préparer les réunions de travail internes et externes virtuelles ou présentielles (invitations, gestion du calendrier des réunions et dates des ateliers etc.) :
Organisation des activités spécifiques, présentations et événements spéciaux du projet USAID/OFDA
Maintenir à jour les listes de Responsables et points focaux de l’USAID/OFDA, du MSPP, des Directions Centrales du MSPP, Ministères gouvernementaux, partenaires et Agences de Coopération etc.
Préparer et faire le suivi des notes verbales prises lors des rencontres
Maintenir de façon journalière un système de rappel et de suivi des activités en cours, des appels à faire et des requêtes
Maintenir un système d’archivage des compte rendues et documents des réunions

En case de besoin, assurer la gestion de la petite caisse (Petty-cash) en lien avec la comptabilité selon les instructions et procédures afférentes au département des finances ;
Préparer les commandes et maintenir à jour l’inventaire du matériel et fournitures pour le bureau ;
Maintenir un système efficace de classement et d’inventaire informatique des équipements et matériels de bureau
Préparer les déplacements et voyages (logistique de transport, réservations d’hôtel et la documentation y afférents) de concert avec le Responsable des opérations et la comptabilité ;
Aider à l'expédition et à la réception de documents comptables (factures de consommation, factures de fournisseurs et prestataires), et s’assurer que la comptabilité reçoit les documents appropriés à temps ;
Assister avec la distribution des chèques aux fournisseurs et les prestataires de service.

Maintenir une connaissance avancée du projet et de ses activités.
Assumer toute autre activité connexe et selon ses compétences dans la mise en œuvre du Projet

Qualifications requises:

COMPETENCES TECHNIQUES ET OPERATIONNELLES

Fait preuve d’intégrité et agit conformément aux valeurs et à l’éthique de MSH
Capacité à effectuer du télétravail deux tiers (2/3) du temps
Fait preuve de jugement diplomatique, d’impartialité, de confidentialité et de discrétion
Sait travailler de façon indépendante, pragmatique, sous forte pression
Démontre d’excellentes aptitudes de communication orale et écrite
Démontre sa capacité à travailler en équipe
Fait preuve de planification et d’organisation dans son travail.
Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués
Capacité à planifier, prioriser et à organiser les tâches
Langue Français -Anglais Souhaitable
Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels courants (Microsoft Office : Word, Excel, Access PowerPoint, Outlook et moteurs de recherches) et autres applications informatiques de communication (SKYPE, ZOOM, WEBEX)
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

BTS ou Licence professionnelle ou diplôme en secrétariat, administration, gestion, d’une institution reconnue, avec une expérience professionnelle d’au moins quatre (4) années, dont au moins deux (2) années continue auprès d’une institution internationale.
Expérience en rédaction de compte rendu, maintien de registres, inventaires, base de données ;
Expérience au sein de projet financé par l’USAID, un atout
Expérience en rédaction de courriels officiels, organisation de visites et rencontres de haut niveau et suivi du protocole souhaitable.

A propos de Management Sciences for Health

Management Sciences for Health (MSH) bâtit des systèmes de santé robustes qui apportent tout le nécessaire—personnes, fonds, médicaments, informations, et installations—pour prévenir les maladies, traiter les maladies et habiliter les populations à vivre en meilleure santé. Depuis plus de 45 ans et dans plus de 150 pays, MSH travaille avec nos partenaires pour bâtir de systèmes de santé robustes, dirigés localement, qui améliorent la santé reproductive, maternelle et infantile, combattent les maladies infectieuses et luttent contre les maladies chroniques. Notre travail ne sera pas terminé avant que toutes les personnes dans le besoin aient un accès équitable aux soins de santé.

Job509 affiche les opportunités de travail destinées aux professionels haitiens établis en Haiti ou à l'étranger.

Suivez Job509

Rebo Behrmann_motors Usaid Crs Worldvision Dhl Bseiph_job509 Image brana

Connecter



   Mot de passe oublié ?